在商店内：当您在一个加入了欧洲免税购物系统的商店购买物品后，要求服务员给您一张"免税支票"，然后请售货员在该免税支票上，准确地填上您的地址(城市、街道、门牌号)和您的护照号码，并把所购的每件物品在免税支票或发票上详细写明。若是写在发票上，售货员必须把发票粘于支票下面的附单上(发票不允许移开)，售货员也会在免税支票上写明，在您离开欧共体时能得到的返还金额。为了避免在出边境时产生问题，您得把免税支票始终与发票一起保存，最好的办法是把它放在您的护照内，以免忘记办理有关手续。请注意，通常情况下，在大商店内只能由一个中心收款处或顾客服务处中一个特殊部门开列免税支票。为此，您必须到商店内各个收款处探询。除了免税支票，您还得始终同时索取一张现款支付点的一览表(例如，免税信封)。

在海关：当您准备直接离开欧共体国家时，必须在出境前把所购物与免税支票一起提交给欧共体边境海关，海关出境印章将盖在免税支票上，作已出口证明。

机场：为了有充足的时间办理退税的有关手续，您必须预留至少30分钟办理此事。您可以按以下指引办理退

手续：例如您的旅程共四站：

1、慕尼黑(启程机场)尚在登记前，要求盖上海关印记。

2、法兰克福(飞行计划中的中途降落站)。

3、罗马(飞行计划中的中途站和离开欧共体的站)。

4、纽约(飞行目的地)

在出示您的购物和得到海关印记(例如在慕尼黑)之后，若能凭机票向海关官员证实，您已把您的行李直到欧共体外的站(例如纽约)登记好了，那您已经可把您的购物放入箱内，也就是说，您将没有偏离飞行计划的较长中途停留，这是种最不会产生问题的做法。 假如您在启程机场(例如慕尼黑)忘了盖海关印章，您还可以在之后的欧共体内的中途站(例如法兰克福或最迟在罗马)得到印记，但请您注意，您的物品不允许放箱内，因为不出示物品，您将得不到海关印章！而且，在大多数情况下，中途降落时还要寻找离开运输线的海关，时间也是太短了。在伦敦希思罗(Heathrow)机场退税的请注意！您必须把购物一直放在手提包内，随身携带，因为海关官员只出现在过境运输线上。

公路边境处：若您驾驶小汽车去欧共体的另一个国家，在边境上，将得不到海关印记。但若您驾车离开欧共体国家，则在最后一个欧共体国家的边界，当您出示物品后，即可得到出口证明(海关印记)。

客轮：当您要乘船离开欧共体时，必须在上船前寻找地方海关办事处，在那里出示所购物品和索取物品出口证(在免税支票上的海关印记)。

铁道：在离开欧共体前，您必须在启程火车站寻找地方海关办事处，以及要求在免税支票上盖上海关印章。

注意：若不想在启程火车站把物品作为行李托运，则在上车前必须打听一下，在您的火车上，是否有个能给您开出口证明的海关关员一起旅行。然而，这也是有风险的。因为由于时间的限制，海关官员不会在过边境时，到所有车厢巡查。

现金支付：在得到海关印记后，您可到欧洲免税商店的现金支付处，在那里，您即可取得现款，并得到您所希望的货币。在欧洲所有重要公路的边境处、客轮和机场上，都设有欧洲免税商店的现金支付部门。

期限：购物和出口的间隔时间，也就是购物日期和海关印记日期的间隔时间，不允许超过三个月，实际上，这是由您购物月份的月末算起的。 这就是说，假如您是三月一日购买的，只要您在六月三十日前把物品带出境，就能退到增值税。在您得到出口证明(海关印记)后，应立即在欧洲免税商店提交免税支票。不过基本上，欧洲免税商店都愿意支付三年内的支票。